Im Zeitalter der IT stellen sich Archivaren eine Reihe neuer Herausforderungen, die durch bisherige Archivdatenbank-Lösungen nur teilweise gelöst werden.
Die meisten Lösungen eignen sich vorrangig zur Verzeichnung klassischer Archivalien. Damit ergeben sich zwar oft verbesserte Möglichkeiten zur Suche im Archivbestand, und auch die Erstellung von Findbüchern wird vereinfacht. Aber die meisten Fragen zur Archivierung digitaler Quellen bleiben dabei ungelöst.
Zwar sind klassische Archivalien in vielfacher Hinsicht vergleichbar mit digitalen Archivalien, es gibt aber auch eine große Zahl signifikanter Unterschiede. Für beide Archivaliengattungen gilt, dass sie über beschreibende Metadaten dokumentiert werden müssen. Dabei unterscheiden sich - so auch ein Ergebnis des AK Elektronische Archivierung des VdW - die Metadaten für klassische und für digitale Archivalien in der Substanz nur wenig.
Während sich aber klassische Archivalien in seit Jahrzehnten und Jahrhunderten bewährter Manier in konservatorisch geeigneten Behältern in Kellern und Depots unterbringen lassen, ist die Archivierung digitaler Archivalien, die auf Langzeiterhaltung angelegt sein muss, oft für weniger IT-erfahrene Archivare eine große Herausforderung.
Oft werden dabei digitale Archivalien, soweit sie überhaupt systematisch erfasst werden, in der ursprünglichen Form in festgelegten Verzeichnissen auf Arbeitsplatz-PCs oder auf Serverlaufwerken abgelegt. Diese Dateiorte werden dann z.B. als Dateiverweis dokumentiert und wie eine klassische Archivalie dokumentiert.
Dabei entstehen aber eine Reihe von Problemen:
- Meist ist der Zugriffschutz auf die Daten nicht oder nur in einfacher Form technisch sichergestellt. (Denn wie bei klassischen Archivalien müssen auch bei digitalen Daten für bestimmte Bestände Sperrvermerke nicht nur definiert, sondern auch faktisch umgesetzt werden.)
- Meist ist nicht ausreichend sichergestellt, dass die Datenauthentizität (Unverfälschtheit der Dateien) gewährleistet wird.
- Eine Zuordnung zwischen Metadaten und Archivalie erfolgt bei klassischen Archivalien in der Regel über die Signatur. Bei digitalen Daten erfolgt diese Signierung/Zuordnung in der Regel ausschließlich über den Dateipfad und -namen. Diese Lösung beinhaltet (insbesondere über lange Zeiträume) vielfältige, auch rein technisch bedingte Fehlerquellen: fehleranfällige Migrationsaufwände bei Serverumzügen, Veränderungen von Dateinamenskonventionen bei neuen Betriebssystemen,
- Es gibt meist keine Hinweise zur Sicherstellung der Langfristerhaltung.
- IT-technische Mindeststandards zur Sicherung großer und sehr großer Datenmengen sind für Archivare oft auf Grund fehlender technischer Fachkenntnisse kaum oder nur teilweise umsetzbar.
Eine weitere Herausforderung stellt sich modernen Archivaren zunehmend (und dies trifft vor allem Wirtschaftsarchive in besonderer Weise): die Grenze zwischen historischem, vor allem dem Provenienzprinzip verpflichteten Archiv einerseits und einer Institution im Unternehmen andererseits, welches Dokumentations- und Sammlungsaufgaben (bis hin zu musealen Aufträgen) mit Archivaufgaben verbinden soll, verschwimmt mehr und mehr. Auch stehen in diesem Zusammenhang bei Archiven zumindest in Teilen bei der inneren Gliederung auch Pertinenzaspekte im Vordergrund, so dass Mischungen beider Archivierungssystematiken in Wirtschaftsarchiven oft an der Tagesordnung sind.
Daher muss eine zeitgemäße Archivdatenbank heute in zunehmendem Maße verschiedene Archivsystematiken (auch in Mischform) und verschiedene Typen oder Gattungen von Archivalien erfassen können.
Die Problematik von Archivierungssystemen wird noch dadurch verschärft, dass technisch professionelle IT-Systeme zwar inzwischen auch im archivarischen Umfeld entstehen, oft diese Systeme aber die Budgets der Archive sprengen. In der Regel sind auch diese Systeme, die sich meist aus den sog. Content-Management-Systemen (CMS) entwickelt haben, vor dem praktischen Einsatz im Archiv noch von IT-Spezialisten erheblich anzupassen.
Da im Archiv der Aktion Mensch sowohl archivarisch-dokumentarischer Sachverstand als auch viele Jahre praktischer IT-Erfahrung zusammen kamen, entstand nach einer ersten Sichtung des Marktes für Archivsoftware schnell der Wunsch, trotz begrenzter Mittel eine eigene Lösung zu implementieren. Dieser Plan wurde nach den internen Abstimmungen von Ende 2005 bis Mitte 2007 umgesetzt.
Das nun in allen wesentlichen Funktionen fertig gestellte Archivierungssystem AMphora soll interessierten, nicht-kommerziellen Archiven kostenlos zur Verfügung gestellt werden.
Den oben genannten Herausforderungen begegnet AMphora in vielfältiger Weise.
- Wie in jedem Archivierungssystem können Archivalien mit Hilfe von Metadaten erfasst werden. Dabei können jedoch verschiedene Typen von Archivalien nach Gattungen unterschieden werden.
Die im einzelnen verwendeten Gattungen können dabei aus dem standardisierten Archivrepertoire übernommen werden, es kann aber jedes Archiv über Änderungen und Erweiterungen selbst entscheiden.
So können zunächst klassische von digitalen Archivalien unterschieden werde. Es kann aber auch festgelegt werden, dass z.B. Publikationen, Fotos oder Plakate mit anderen Metadatensätzen verzeichnet werden sollen als Akten, Bestände oder Sammlungen. Die verwendeten Metadatensätze können dabei für jede Gattung gesondert festgelegt werden.
- Dabei kann auch das Archivierungs- und Sammlungsregelwerk durch die Archivare festgelegt werden. Hier kann vor allem definiert werden, welche Archivalientypen in welchen Gattungen enthalten sein dürfen.
- Die Ablage der Archivalien erfolgt dabei in hierarchisch gegliederter Form (nach Provenienz- oder Pertinenz-Prinzip).
- Zunächst unabhängig von der Verzeichnung der Archivalien können digitale Archivalien auf einem Archivserver abgelegt werden. Hierzu dient ein einfaches CMS-System, welches Teil von AMphora ist.
Dieser Arbeitsschritt entspricht der Einlagerung klassischer Archivalien in einen entsprechend konservatorisch geeigneten Behälter für digitale Archivalien. Dabei werden alle wesentlichen archivarischen Anforderung an die digitale Archivierung umgesetzt.
- Trennung der (logischen) Signierung der Daten von der (technischen) Speicherung auf einem Server. Die wird durch die Nutzung von digitalen Signierungstechniken (Verwendung des offenen Signierungsstandards PURL, s. Webseite www.purl.org) erreicht.
- Sicherung der Authentizität der Daten durch die Verwaltung von Prüfsummen. Bei der Speicherung der Daten wird eine Prüfsumme gebildet, die identisch mit der Prüfsumme beim Lesen der Daten identisch sein muss.
- Sicherung des Zugriffsschutzes auf die digitalen Daten: nur im Rahmen von Zugriffsrechten definierte Nutzer können auf die Daten zugreifen. Auch Sperrfristen können dabei berücksichtigt werden. Das Zugriffsregelwerk wird vom Archivar definiert.
- Während der Archivierung/Ablage der digitalen Quellen werden Hilfestellungen zur Langfristerhaltung gegeben. Dabei entscheidet aber wiederum der Archivar selbst über die von ihm gewünschten Archivierungsformate.
- Damit eine nahtlose Erfassung digitaler Archivalien möglich ist, kann nach Ablage der digitalen Archivalien die digitale Quelle mit Hilfe von Metadaten beschrieben werden.
- Das Archivierungssystem ist ohne jede Programmierung und nur über Windowsmasken an die Bedürfnisse des eigenen Archivs anpassbar. Dies beinhaltet auch die Möglichkeit, neue Archivalien- oder Sammlungstypen in das Archivsystem aufzunehmen. Damit können die Archivare ohne großen Aufwand und ohne Rückgriff auf Entwickler flexibel auf interne und externe Anforderungen reagieren.
- Darüber hinaus bietet das System AMphora alle wichtigen Funktionen eines Archivierungssystems:
- Volltextsuche und strukturierte Suche über eingetragene Metadaten oder auf Archivalien-Volltexte (wenn dieser übertragen wurden)
- Ausdruck von Bestandslisten, Findbüchern und Suchergebnissen
- Erweitere Funktionen wie Leih- und Nutzungsverzeichnung, Chronikverwaltung.
- Für jeden Bestand oder auch zu einzelnen Akten können Zugriffsregeln und Sperrfristen definiert werden.
- Alle Funktionen, die sich auf Anpassungen im Funktionsumfang und im Archivprozess beziehen, sind nur den Archivaren zugänglich.
Das System AMphora setzt dabei durchgängig Techniken ein, die offen und kostenfrei am Markt zur Verfügung stehen. So ergibt sich keine Abhängigkeit von einzelnen Dienstleistern oder Herstellern. Grundsätzlich ist das System durch die Verwendung offener Komponenten unter Windows und Linux gleichermaßen einsatzfähig. Durch Verwendung der Plugin-Technik sind auch zukünftige Anforderungen umsetzbar.
Auch die Kosten für den Einstieg in einer professionelle Archivlösung sind sehr gering, da sie im Wesentlichen die Kosten für Hardware betreffen.